Найдите интересующую компанию через поиск:
Также Вы можете найти компанию, используя каталог или поиск на карте:
К статьям
Что такое учрежденческие АТС? - статья на Apoi.ru

Что такое учрежденческие АТС?

автор:
короткая ссылка: http://www.apoi.ru/article/23543
0
+ 1 0

Что такое учрежденческая АТС?

Что представляют собой учрежденческие АТС? Автоматические телефонные станции, в задачу которых входит организация связи между сотрудниками одной компании (учреждения), а также их коммуникации с внешней средой.

Основные отличия от АТС, используемых операторами связи:

- сравнительно небольшое число обслуживаемых номеров (как правило, от 30 до 200);

- чёткое разделение на «внешние» и «внутренние» линии связи (от этого напрямую зависит стоимость переговоров).

Такие АТС могут работать как с аналоговыми линиями связи, так и с цифровыми каналами, IP-телефонией. Существуют как аппаратные, так и IP-УАТС.

 

 

Аппаратные АТС

Оборудование аппаратной АТС устанавливается в отдельном помещении. Коммутатор принимает и передаёт сигнал на внешние линии связи, распределяет звонки между абонентами организации. Количество соединительных линий для внешних звонков, как правило, ограничено.

Абонентские линии представляют собой стандартное для аналоговой телефонии решение. Сотрудники на местах пользуются стационарными телефонами либо софт-фонами, сигнал передаётся по проводам связи.

Прокладку сетей и настройку оборудования осуществляют специалисты, к их же помощи рекомендуется прибегать в случае неполадок. С помощью системного телефона или специальной программы-настройщика в память учрежденческой автоматической телефонной станции вносится необходимая информация:

- количество и коды внутренних номеров,

- маршруты переадресации,

- закрепление возможности звонить по внешним линиям или отключение этой функции,

- голосовое приветствие и т.д.

Параметры настройки должны быть тщательно продуманы, учитывать как состояние дел в организации на момент установки АТС, так и дальнейшие перспективы развития бизнеса.

Перегруппировка возможностей внутри сети гораздо проще каких-либо изменений, связанных со внешними линиями связи. К примеру, ожидание выделения дополнительных номеров оператором связи может затянуться или приобретённое оборудование не в состоянии будет справиться с возросшей нагрузкой.

 

IP-АТС

В случае использования IP телефонии АТС процесс настройки и перенастройки оборудования занимает гораздо меньше времени, прокладка же кабелей связи не требуется вовсе. Такие АТС передают сигнал посредством сети Интернет. Если у всех сотрудников есть к нему доступ, этого вполне достаточно.

Всё, что необходимо для организации связи – установить на устройство, которому предстоит служить коммуникатором, программное обеспечение. В софтфон может превратиться:

- персональный компьютер,

- ноутбук,

- планшет,

- сотовый телефон.

Учрежденческая телефонная станция на базе IP-телефонии позволяет начать экономить время и деньги уже на этапе организации связи. К тому же, с её настройкой справится любой опытный пользователь ПК, да и изменить параметры согласно потребностям бизнеса будет гораздо проще.

Виртуальная телефония обеспечивает передачу сигнала от абонента к абоненту, оцифровывая и сжимая пакет данных в архив. Таким образом затраты на обеспечение связи существенно снижаются.

Операторы IP-телефонии предлагают более выгодные тарифы на междугороднюю и международную связь, большинство дополнительных опций предоставляется бесплатно. Именно поэтому IP-АТС приобретают всё большую популярность.

 

Дополнительные возможности УАТС

IP-телефония объединяет преимущества стандартной (аналоговой) телефонии и возможности мира высоких технологий. Среди наиболее востребованных клиентами функций:

Объединение в сеть всех филиалов и представительств организации

Бесплатные переговоры и видео-конференции, вебинары, тренинги для сотрудников любого из филиалов, сколь далеко друг от друга они не находились, существенно снижает расходы на связь.

Маршрутизация вызовов

Благодаря этой функции практически сводится к нулю риск потерять клиента, который не смог дозвониться в организацию. Если руководитель в это время не может снять трубку, звонок переводится его заместителю, главному специалисту или любому из сотрудников.

Маршрутизация может быть автоматической (вызов примет первый освободившийся работник) или динамической (путь следования сигнала определяется набором факторов, создаются запасные варианты, переадресация может быть направлена в том числе и на сотовый телефон необходимого специалиста и т.д.).

Голосовое меню

Компания, в которую ежедневно поступают сотни входящих вызовов, вынуждена искать способы оптимизации финансовых и трудозатрат. Учрежденческие АТС предусматривают возможность записать функциональное голосовое меню, благодаря которому клиент о своих намерениях оповещает систему ещё на этапе установки контакта.

Выбирая один из вариантов действий (или набирая дополнительный внутренний номер), звонящий запускает механизм переадресации вызова. В итоге трубку снимает именно тот специалист (отдел компании), который ему нужен.

Перевод звонка

Случается, что необходимость перенаправить звонок клиента другому сотруднику возникает в процессе беседы. Большинство АТС предлагают клиентам возможность перевести звонок нужному человеку.

Автоответчик

Эта услуга пригодится, если клиент позвонил во внеурочное время (что не редкость для большой страны). Сообщение он сможет оставить в любом случае, и в самое ближайшее время специалисты компании выйдут на связь. Виртуальные АТС, в отличие от аппаратных, не ограничены объёмами внутренней памяти устройства: сообщение так или иначе сохранится в облаке.

Запись разговоров

Дальновидный бизнесмен будет стараться сохранить записи всех переговоров с клиентами и партнёрами. Во-первых, эти записи помогут освежить в памяти детали беседы, а во-вторых, в случае необходимости отстаивать свои интересы в суде, послужат убедительным доказательством правоты.

Автодозвон

Автоматическая телефонная станция позволит сотруднику дозвониться до клиента не затрачивая лишних усилий. Система сама будет вновь и вновь набирать нужный номер, пока связь не будет установлена. Пригодится функция и в том случае, если заняты все внешние линии.

Факс и sms-сообщения

Учрежденческие автоматические телефонные станции могут отправлять и принимать текстовые сообщения и факсы, что позволяет избежать риска потерять связь с клиентом. Более того – АТС можно настроить на автоматическую рассылку информационных или рекламных сообщений постоянным клиентам компании (получив на это их согласие, разумеется).

Возможность интеграции с CRM-системами

CRM-системы помогают анализировать расходы, решить три важных задачи:

- определить, кто из сотрудников нерационально расходует рабочее время и трафик (сравнив количество, - продолжительность и результативность звонков);

- персонализировать подход к каждому клиенту (заведя картотеку контактов, в которой отражаются все важные подробности общения);

- выяснить, какие из способов продвижения продукта или услуги наиболее эффективны (при наличии нескольких внешних многоканальных номеров можно указывать разные контакты при реализации разных маркетинговых ходов).

Выбирая АТС, важно обратить внимание на возможность интеграции дополнительного программного обеспечения. В случае с IP вариантом это значительно проще, кроме того многие провайдеры предлагают клиентам виртуальные АТС с уже установленными системами CRM.

 

Настройка УАТС

Настраивая учрежденческую автоматическую телефонную станцию, воспользуйтесь этими простыми советами.

Заранее обдумайте, сколько и каких прямых телефонных номеров вам нужно. Многоканальный номер можно соединить хоть с сотней внутренних номеров, однако так ли это необходимо?

Если компания специализируется на продажах, основной номер имеет смысл привязать к отделу маркетинга или колл-центру. Партнёрам, контролирующим органам, поставщикам имеет смысл оставлять контактный телефон отдела или специалиста, который будет работать непосредственно с ними.

Провайдеры предоставляют возможность выбрать номер в коде региона, на котором сосредоточены ваши бизнес-интересы (в том числе – Москвы и Санкт-Петербурга), а также выбрать «красивый» номер на свой вкус. Задумайтесь, насколько нужен вам запоминающийся номер и сколько вы готовы за него отдать.

 

Определите алгоритмы маршрутизации вызовов

Идеальным в этом случае будет интеграция с системами CRM. Индивидуальный подход к каждому клиенту – гарантия успеха совместной деятельности. Закрепите за важными партнёрами определённых сотрудников и настройте УАТС так, чтобы вызовы с их номеров переадресовывались личному менеджеру.

Входящий на прямой номер руководителя может быть переадресован на его сотовый или домашний телефон, в случае длительного отсутствия настройки можно изменить, перенаправив звонки заместителю и т.д.

Главное – вовремя корректировать маршруты переадресации в соответствии с меняющейся ситуацией.

Голосовое меню должно быть предельно лаконичным и информативным

Чем меньше времени клиент проводит в ожидании установления связи, тем выше его настрой на продуктивное общение.

Готовя голосовое меню, важно не только тщательно проанализировать его этапы, но и внимательно отнестись к формулировкам.

1. - Избегайте списков вариантов действий, состоящих более чем из трех-четырех наименований. Велика вероятность, что их просто не дослушают.

2. - Речевые ошибки и грубый тон недопустимы! Голосовое меню – ваша «визитная карточка», с ним потенциальный клиент столкнётся в первую очередь и от него зависит, насколько эффективным будет дальнейшее общение.

3. - Компаниям, специализирующимся на продажах, имеет смысл вынести бестселлеры в голосовое меню. Если 3 из 5 входящих звонков заканчиваются намерением приобрести чудо-продукт, сократите путь клиента к желаемому до предела.

Ограничьте доступ сотрудников к междугородней и международной связи

Определите, кому из специалистов на самом деле необходимо осуществлять дорогостоящие звонки по межгороду и за границу, и ограничьте доступ к дорогим сервисам для всех остальных.

 

Достоинства виртуальной УАТС

Если попытаться коротко сформулировать преимущества виртуальной учрежденческой автоматической телефонной станции перед аппаратным аналогом, получится следующее:

- более экономичный процесс установки и настройки за счёт отсутствия

- дополнительного оборудования,

- необходимости прокладывать кабели связи,

- счетов за работу специалистов;

- удобство и простота настройки и изменения параметров АТС;

- более широкий функционал;

- возможность объединить в сеть все филиалы и представительства компании вне зависимости от их географического расположения.

Учрежденческая АТС способна значительно оптимизировать работу предприятия или организации. Нужно лишь серьёзно подойти к выбору марки и модели, если речь идёт об аппаратной телефонной станции, и провайдера услуг связи либо разработчика программного обеспечения, если ваш выбор – виртуальная АТС.

 

Еще больше интересных статей читайте в нашем блоге.

Текст комментария
введите
символы
обновить
картинку
Отправить
 
Ваш ответ